En las empresas que utilizan métodos anticuados de control de gastos, los empleados deben utilizar su dinero para pagar las compras de la empresa. A continuación, presentan cheques y recibos al departamento financiero, rellenan diversos informes y formularios, y esperan el reembolso. Es un inconveniente no solo para los empleados, sino también para el personal encargado de registrar los gastos y los reembolsos.

Es mucho más fácil y rápido gestionar los gastos corporativos utilizando la tecnología moderna. Las tarjetas de gastos de empresa para empleados, que pueden emitirse utilizando la plataforma Wallester Business, pueden convertirse en un elemento de cambio y una solución clave en las finanzas corporativas. Estas tarjetas de pago permiten al titular acceder rápidamente a las finanzas corporativas hasta el límite establecido para su cargo. Las tarjetas de gastos de los empleados pueden ser físicas o virtuales. En este artículo explicaremos con más detalle en qué consisten.

¿Qué son las tarjetas de gastos?

Para construir un sistema de gestión financiera competente en cualquier empresa, es necesario establecer un control del cien por cien de sus gastos. Las tarjetas de gastos para empleados ayudan a controlar eficazmente los gastos y a evitar los gastos ilegales. En la plataforma de gestión del programa de tarjetas se muestran en línea absolutamente todos los gastos y su utilización. Se tienen en cuenta tanto las compras fuera de línea como las realizadas en línea.

La comodidad de su uso para los empleados es que los fondos de la empresa están siempre a mano y no es necesario pasar por una larga etapa de aprobaciones y autorizaciones para utilizarlos. La tarjeta tiene un límite determinado dentro del cual el titular puede hacer compras empresariales sin trabas y al instante. Es un tipo de tarjeta corporativa; puede ser de 2 tipos:

1. Prepago. Los fondos se depositan en ella por adelantado. Una tarjeta de este tipo tiene ciertas normas de uso y varias restricciones.
2. Débito. Está vinculada a una cuenta de la empresa, y el dinero se carga inmediatamente después de la transacción. La lista de restricciones es algo menor en el caso de las tarjetas de débito.

Con estas tarjetas, se facilita el trabajo de los financieros responsables de la contabilidad de los gastos y se simplifica considerablemente el trabajo de otros empleados, ya que no tienen que informar de los gastos adicionalmente ni dedicar tiempo a recibir reembolsos.

Cómo funcionan las tarjetas de gastos

El empleado responsable emite las tarjetas de gastos necesarias a través de la plataforma Wallester Business. Cada tarjeta tiene un límite de importe y ámbito de uso, en función de la descripción del trabajo del empleado y de su estatus en la empresa. La limitación evita el despilfarro y la posibilidad de acciones fraudulentas por parte de terceros. Es una medida de seguridad adicional.

Ejemplo. Una empresa tiene un empleado en el departamento de marketing que tiene que viajar mucho por la ciudad y fuera de ella. Se le entrega una tarjeta que le prohíbe todo tipo de gastos, excepto los servicios de transporte y marketing hasta 1000 EUR. Utiliza la tarjeta para pagar el transporte público, los taxis o los coches de alquiler. No podrá utilizar la tarjeta cuando se agoten los mil dólares asignados.

Si el dinero se gasta indebidamente, el departamento financiero de la empresa lo sabrá por Internet. Al mismo tiempo, tener un límite solo permitirá a los empleados utilizar hasta lo que pueden por su descripción de trabajo. Todos los gastos se mostrarán en los informes financieros generados automáticamente por el sistema. También se notificará al departamento financiero cada vez que un empleado utilice una tarjeta de gastos. Es mucho más fácil para el departamento financiero que esperar a que un empleado entregue un recibo en papel y rellene el informe correspondiente. Las tarjetas ahorran tiempo y aumentan la eficacia de todos los empleados de la empresa.

Ventajas de las tarjetas de gastos para empleados

La proporción de pagos en línea y sin contacto crece cada año. Entre los jóvenes, hay incluso quienes se las arreglan para no utilizar tarjetas físicas porque es mucho más seguro y cómodo utilizar un medio de pago virtual. Las tarjetas de gastos de los empleados también pueden ser físicas y virtuales. Pueden utilizarse inmediatamente después de su emisión para pagar servicios en línea como publicidad en redes sociales o diversos productos en línea. Las tarjetas tienen asignado un IBAN individual, por lo que puede pagar fácilmente sus compras internacionales.

Las tarjetas de gastos para empleados también tienen otras ventajas:

1. Cómodo control de gastos. Las solicitudes de transacción se confirman o rechazan en línea.
2. Compra simplificada de espacios publicitarios. Las tarjetas virtuales pueden emitirse al instante para la compra de medios. Las tarjetas pueden emitirse por separado para cada anunciante.
3. Informes sencillos. El titular de la tarjeta puede contabilizar rápidamente las compras comerciales realizadas. Carga una factura o un recibo en la aplicación instalada en tu teléfono y el departamento financiero lo tendrá en cuenta de inmediato a la hora de elaborar los informes.
4. Fácil integración. Dado que la plataforma Wallester Business se basa en REST API, puede integrarse fácilmente con cualquier software de empresa. Para gestionar tu presupuesto, debes crear una cuenta en la plataforma. Esto es muy conveniente, ya que no hay necesidad de cambiar el sistema financiero de la empresa.
5. Informes detallados. La plataforma muestra información sobre todos los gastos. Los filtros especiales ayudan a sistematizar los datos por cualquier criterio. Te permite elaborar informes más rápidamente y controlar los gastos por importes y direcciones.
6. Cantidad ilimitada. La plataforma Wallester Business te permite emitir un número ilimitado de tarjetas al instante.

Las tarjetas de gastos para empleados son cómodas herramientas de pago que pueden integrarse fácilmente en tu empresa y mejorar la eficacia de la gestión financiera. Para el departamento financiero, simplifican la elaboración de informes, y para los titulares de las tarjetas, hacen que las compras comerciales sean cómodas y rápidas.