La seguridad de la información empresarial es fundamental porque los datos son hoy uno de los activos más valiosos de cualquier organización. Una filtración, pérdida o manipulación indebida puede tener consecuencias legales, económicas y reputacionales muy graves.
En este sentido, contar con una plataforma ECM que proteja tus activos más valiosos resulta altamente recomendable. Una plataforma ECM (Enterprise Content Management en inglés), es mucho más que un simple depósito de documentos. Es un sistema integral que permite a las organizaciones capturar, almacenar, organizar, gestionar, proteger y distribuir contenido digital de forma eficiente.
Departamentos de recursos humanos, legal, administración, marketing y IT son los que más usos hacen de este tipo de plataformas. Un “cerebro digital” de una empresa que puede organizar el caos informativo, mejorar la productividad y garantizar que cada documento esté donde debe estar, cuando se necesita.
¿Cómo una plataforma ECM puede proteger los datos más valiosos de una compañía?
Una plataforma ECM puede ser una fortaleza digital para proteger los datos más valiosos de una organización. No solo organiza y gestiona contenido, sino que también implementa múltiples capas de seguridad para evitar accesos no autorizados, filtraciones y pérdidas de información crítica.
Entre las diferentes estrategias que pueden realizarse están:
• Control de acceso basado en roles: Solo usuarios autorizados pueden ver o modificar ciertos documentos. Esto evita que información confidencial caiga en manos equivocadas.
• Cifrado de datos: Tanto en tránsito como en reposo, los documentos se cifran para que, aunque alguien los intercepte, no pueda leerlos.
• Auditorías y trazabilidad: Cada acción sobre un documento queda registrada. Si alguien accede, edita o elimina contenido, el sistema lo documenta.
• Cumplimiento normativo: Las plataformas ECM ayudan a cumplir con normativas como el RGPD en Europa o la CCPA en EE.UU., garantizando que los datos personales se gestionen legalmente.
• Políticas de retención y eliminación segura: Los documentos se conservan solo el tiempo necesario y luego se eliminan de forma segura, evitando acumulaciones innecesarias que puedan ser vulnerables.
• Autenticación multifactor (MFA): Añade una capa extra de seguridad al requerir más de una forma de verificación para acceder al sistema.
Entre estos tipos de documentos nos podemos encontrar con la gestión de contratos. La gestión digital de contratos es clave para la eficiencia, seguridad y cumplimiento legal en cualquier organización moderna. Ya no se trata solo de almacenar documentos: se trata de controlar todo el ciclo de vida contractual con precisión y agilidad.
¿Por qué es tan importante?
Entre los beneficios más destacados podemos encontrar el ahorro de tiempo y recursos, permitiendo automatizar tareas como redacción, revisión, firma y seguimiento. Esto reduce errores humanos y acelera procesos. También ofrece más visibilidad y control, pudiendo acceder a cualquier contrato en segundos, ver su estado, fechas clave, y recibir alertas para renovaciones o vencimientos. Los contratos digitales permiten trazabilidad completa, lo que facilita auditorías y garantiza el cumplimiento de normativas como el RGPD, ofreciendo así seguridad jurídica y cumplimiento normativo.
¿Y qué se necesita para hacerlo bien?
• Un software especializado que se adapte a tus necesidades.
• Protocolos claros de gestión documental.
• Capacitación del equipo para usar las herramientas correctamente.
Todo esto lo ofrece ELO Contract, una plataforma de gestión de contratos transparente y conforme al cumplimiento normativo le brinda la seguridad que necesita. Con ELO Contract podrás:
- Gestionar diferentes tipos de contratos de conformidad con las normativas de conservación
- Monitorizar los detalles clave del contrato, como el estado y los plazos
- Proteger la información confidencial
- Comparar datos teniendo en cuenta las divisas extranjeras y los tipos de cambio
- Acceso móvil mediante smartphone y tableta
- Firmar digitalmente con ELO for DocuSign
- Insertar y actualizar cláusulas automáticamente
En resumen, la gestión digital de contratos transforma un proceso tradicionalmente lento y propenso a errores en una herramienta estratégica que impulsa la competitividad.
