Establecer la ley: cómo una política integral de trabajo remoto puede impulsar la productividad y prevenir las brechas de la seguridad

Carlos Vieira, country manager de WatchGuard en Iberia

No tener reglas establecidas puede generar confusión, conflictos y aumentar la exposición a ciberriesgos

¿Su lugar de trabajo está compuesto últimamente por decenas o docenas de empleados que teletrabajan? La pandemia del COVID-19 y las medidas de distanciamiento social y cierre que han obligado a miles de empresas y organizaciones españolas y de todo el mundo a hacer del trabajo a distancia su modus operandi por defecto, en el espacio de unas pocas semanas. 

Una encuesta de Gartner publicada en marzo reveló que el 88% de las organizaciones habían alentado u ordenado trabajar desde casa durante la crisis del coronavirus. Compañías como Indra, Telefónica, Vodafone, BBVA o El Corte Inglés, fueron algunas de las que adoptaron esta práctica en España para toda o parte de su fuerza laboral de forma más temprana. 

Para los “guerreros” comerciales y teletrabajadores habituales, lo normal es trabajar siempre desde la mesa de la cocina o en el estudio. Pero para los empleados más acostumbrados a trabajar en la oficina, es un juego completamente nuevo, y uno para el que no conocen las reglas. En algunos casos, eso se debe a que no hay nada, al menos ninguna regla que esté escrita. 

Si bien las organizaciones más grandes suelen tener políticas y procedimientos bien documentados que abarcan el trabajo remoto, es menos probable que esto ocurra en las pymes donde la práctica del teletrabajo se realiza con poca frecuencia, o mediante un permiso especial.

Si su organización pertenece a esta última categoría, formular y compartir una política de “trabajo desde casa” ayudará a su equipo a comprender lo que se espera de ellos mientras están fuera de la oficina pero aún en el trabajo. 

A continuación incluimos algunos de los aspectos que se deberían cubrir:  

Disponibilidad – la de ellos y la suya

El horario de oficina, por lo general, se considera que es nueve a seis, -habiendo algunas variantes del mismo-, pero ¿se aplica cuándo los empleados están «fichando» desde casa? O ¿está cómodo si deja que los “madrugadores” empiecen y terminen antes? ¿La hora de comer sigue siendo a las 14:00 y la gente debería avisar cuándo planean pasar por la cocina para almorzar? Su política debe especificar cuál es el horario de trabajo que espera que cumpla su equipo y cuándo estará disponible usted para ellos. 

Capacidad de respuesta

Algunas tareas urgentes son para “ayer”, mientras que otras pueden esperar un poco más. Entonces, ¿cómo se espera que los empleados que no están trabajando bajo su supervisión sepan cuáles son cuáles? Especificar cómo se comunicarán las solicitudes urgentes – quizás por teléfono, en lugar de por correo electrónico o por una plataforma de mensajería – y con qué rapidez se espera que los empleados respondan puede ayudar a garantizar que se dé prioridad a las tareas urgentes y que no se incumplan los plazos.

Elija sus plataformas preferidas

Zoom, Skype, Slack, Teams, Dropbox… ¿o todo lo anterior? En 2020, no faltan plataformas digitales para permitir que un equipo disperso pueda comunicarse, colaborar y compartir documentos. Pero si se adopta un enfoque de «todo vale» con respecto a estas herramientas y tecnologías, puede aumentar las posibilidades de que la información de negocio y de los clientes se vea comprometida, ya sea por descuido del usuario o como resultado de acciones maliciosas de los hackers y ciberdelincuentes. Indicar qué plataformas quiere que usen los empleados, y recordarles cómo utilizarlas de forma segura, reducirá el riesgo de un ciberincidente perjudicial y costoso.

Dispositivos

Los portátiles y los teléfonos móviles son herramientas omnipresentes para el desarrollo del trabajo de los empleados remotos, por lo que tiene sentido que la política de trabajo doméstica establezca las normas para utilizarlos de forma segura. Entre ellas podrían figurar: mantener un número de identificación personal (PIN) seguro en todos los dispositivos de la empresa; no permitir que las otras personas (parejas o hijos) accedan a los dispositivos; no conectarse a las redes Wi-Fi públicas; hacer copias de seguridad de los dispositivos con regularidad; e informar inmediatamente de su pérdida en caso de que esto ocurra. Si permite que los empleados usen sus dispositivos personales para el trabajo (BYOD), también deberá proporcionarles orientación sobre cómo deben llevar a cabo sus actividades de negocio de forma segura.

Notificación de incidentes

En las últimas semanas, los ciberdelincuentes han hecho un esfuerzo concertado para sacar provecho de la crisis del coronavirus, con una serie de campañas de phishing y malware destinados a explotar el apetito de las personas por obtener información actualizada. En épocas de incertidumbre, incluso el empleado que está más ciberalerta podría fallar con un clic arriesgado, lo que podría comprometer su dispositivo y la red corporativa. Si se sabe que ha ocurrido un incidente, lo suyo es avisar lo antes posible porque puede facilitar la mitigación del daño. Por eso su política debe detallar cómo informar de una posible infracción y las medidas que el empleado debe tomar para minimizar las consecuencias.

Hacerlo oficial

Tanto si el trabajo remoto de forma masiva es una medida temporal para su negocio o se convierte en la nueva norma por defecto, funciona mucho mejor cuando está organizado. Formalizar sus acuerdos con una política de trabajo remoto proporcionará a su equipo claridad sobre lo que se espera de ellos y les recordará que observen prácticas cibernéticas seguras mientras están fuera de la oficina.

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