Las empresas corren un mayor riesgo de convertirse en blanco de ciberincidentes debido al Shadow IT por parte de los empleados: se trata del uso de aplicaciones, dispositivos y/o servicios de nube pública, que no están autorizados o no cumplen con las políticas de seguridad de los departamentos de TI. Un estudio reciente de Kaspersky revela que 77% de las empresas en todo el mundo sufrió incidentes cibernéticos en los últimos dos años, el 11% a raíz del uso de Shadow IT por parte de los empleados. Las consecuencias del uso de plataformas no autorizadas pueden ser diversas en su gravedad, pero nunca son insignificantes, ya sea por la filtración de datos confidenciales o por daños tangibles al negocio.

La investigación de Kaspersky reveló que la industria TI ha sido la más afectada, sufriendo el 16% de los ciberincidentes debido al uso no autorizado de Shadow IT en 2022 y 2023. Otros sectores afectados por el problema fueron el de infraestructuras críticas, así como las organizaciones de transporte y logística con un 13% de los incidentes en cada área.

El reciente caso de Okta demuestra claramente los peligros de utilizar Shadow IT. El año pasado, un empleado que utilizaba su cuenta personal de Google en un dispositivo de la empresa, permitió involuntariamente a los actores de amenazas acceder sin autorización al sistema de atención al cliente de la compañía. Ahí los ciberdelincuentes lograron secuestrar archivos que contenían tokens de sesión que luego podían utilizarse para realizar ataques. Este incidente cibernético duró 20 días y afectó a 134 clientes de la empresa, según el informe de Okta.

Cuando se habla de Shadow IT, puede tratarse de aplicaciones no autorizadas instaladas en los equipos de los empleados, o de memorias USB y dispositivos móviles no solicitados, entre otros. Pero también hay algunas opciones que son menos llamativas. Un ejemplo es el hardware que queda obsoleto tras la reorganización de la infraestructura informática. Puede ser utilizado por otros empleados, adquiriendo vulnerabilidades que, tarde o temprano, encontrarán su camino en la infraestructura de la empresa.

En cuanto a los programadores, como ocurre a menudo, ellos mismos pueden crear programas a la medida para optimizar el trabajo dentro de un equipo/departamento, o para resolver problemas internos, haciendo que el trabajo sea más rápido y eficaz. Sin embargo, no siempre piden autorización al departamento de TI para utilizarlos, y esto podría tener consecuencias desastrosas.

«Los empleados que utilizan aplicaciones, dispositivos o servicios en la nube no autorizados por el departamento de TI creen que, si esos productos informáticos proceden de proveedores de confianza, deben estar protegidos y seguros. Sin embargo, en los ’términos y condiciones’, los proveedores externos utilizan el llamado ’modelo de responsabilidad compartida’. En éste, al elegir ’Acepto’, los usuarios confirman que realizarán actualizaciones periódicas de ese software y que asumen la responsabilidad de los incidentes relacionados con su uso (incluidas las fugas de datos corporativos). Las empresas necesitan herramientas para controlar el Shadow TI cuando sus empleados lo utilizan”, comenta Alexey Vovk, responsable de Seguridad de la Información de Kaspersky.

La situación con el uso generalizado de Shadow IT se complica por el hecho de que muchas organizaciones no tienen documentadas las sanciones que sufrirán sus empleados como consecuencia de ir en contra de las políticas de TI en esta materia. Además, se prevé que Shadow IT podría convertirse en una de las principales amenazas para la ciberseguridad corporativa en 2025. 

La buena noticia es que la motivación de los empleados para utilizar los programas no autorizados no siempre es maliciosa, incluso, usualmente es todo lo contrario. En muchos casos, los colaboradores la utilizan como una opción para ampliar la funcionalidad de sus herramientas de trabajo porque creen que el conjunto de software permitido es insuficiente, o simplemente prefieren un programa conocido de sus equipos personales.

Consejos para disminuir los riesgos del uso de Shadow IT en una organización

Para mitigar los riesgos del uso de Shadow IT en una organización, Kaspersky recomienda:

• Garantizar la cooperación entre toda la empresa y los departamentos de TI para conversar regularmente sobre las nuevas necesidades del negocio y obtener una retroalimentación sobre los servicios de TI utilizados, con el fin de mejorar los ya existentes o crear nuevos, según lo que necesite la organización.
• Realizar periódicamente un inventario de los activos informáticos y escanear la red interna para evitar la aparición de hardware y servicios no controlados.
• En cuanto a los dispositivos personales de los empleados, lo mejor es dar a los usuarios un acceso lo más limitado posible sólo a los recursos que necesitan para hacer su trabajo. Se puede utilizar un sistema de control de acceso que sólo permita entrar en la red a los dispositivos autorizados.
• Realizar capacitaciones para mejorar los conocimientos de seguridad de la información de los empleados. El programa de formación Kaspersky Automated Security Awareness Platform enseña conductas y hábitos seguros en Internet a las organizaciones. 
• Invertir en programas de formación relevantes para especialistas en seguridad de TI. La formación de Kaspersky Cybersecurity for IT Online ayuda a crear mejores prácticas sencillas pero efectivas relacionadas con la seguridad de TI y escenarios sencillos de respuesta a incidentes para administradores de TI generalistas, mientras que Kaspersky Expert Training equipa a su equipo de seguridad con los últimos conocimientos y habilidades en gestión y mitigación de amenazas.
• Utilizar productos y soluciones que permitan controlar el uso de Shadow IT dentro de su organización. Kaspersky Endpoint Security for Business y Kaspersky Endpoint Security Cloud ofrecen controles de aplicaciones, web y dispositivos que limitan el uso de aplicaciones, sitios web y periféricos no solicitados, reduciendo significativamente los riesgos de infección incluso en los casos en los que los empleados utilizan TI “en la sombra” o cometen errores por falta de hábitos ciberseguros. 
• Realizar periódicamente un inventario de los activos informáticos para eliminar la aparición de dispositivos y hardware abandonados.
• Organizar un proceso centralizado para la publicación de soluciones escritas por los propios empleados, de modo que los especialistas en TI y en seguridad de la información tengan conocimiento de ellas en el momento oportuno.
• Limitar el trabajo de los empleados con servicios externos de terceros y, si es posible, bloquear el acceso a los recursos de intercambio de información en la nube más populares.